Funktionen · Projekte
Wie werden Projektarbeit und gebuchte Zeit übersichtlich?
Projekte geben Aufträgen einen klaren Rahmen. Bei bekanntem Absender schlägt KUKANILEA vor, den E-Mail-Verlauf zuzuordnen; Zeiten werden je Projekt und Person gebucht. Aufgaben und Dokumente bleiben eigenständige Bereiche.
Ein Projekt ist mehr als eine Sammelmappe
Ohne gemeinsames Projekt
Wer neu dazukommt, liest sich in drei Postfächern und einer separaten Zeittabelle ein. Wie weit ein Auftrag steht, weiß zuverlässig nur, wer von Anfang an dabei war.
Mit gemeinsamem Projekt
Board, Beteiligte, Dokumente und gebuchte Stunden liegen am Projekt. Wer dazukommt, liest sich dort ein – nicht in Mailketten.
Ein Beispiel
- Ein neuer Auftrag wird als Projekt angelegt.
- Bei bekanntem Absender schlägt KUKANILEA vor, den E-Mail-Verlauf dem Projekt zuzuordnen.
- Zeiten werden je Projekt und Person gebucht, wahlweise über einen Timer.
- Am Board ist der Stand für alle Beteiligten sichtbar, auch für später Dazukommende.
- Am Ende zeigt die Auswertung, wohin die gebuchte Zeit tatsächlich ging.
Für Aufträge, an denen mehrere Personen über längere Zeit arbeiten.
Was das Projekt zusammenhält
Ein Projekt bündelt seine Projektdaten und dient als Bezug für zugeordnete E-Mail-Verläufe sowie gebuchte Zeiten. Dazu gehören die Beteiligten mit ihrer Rolle im Projekt und die Meilensteine, an denen sich der Stand ablesen lässt. Weitere Bereiche werden nur dort genannt, wo der Produktcode die Verbindung tatsächlich trägt.
Mehr zu den einzelnen Arbeitsbereichen steht unter Kontakte und Zusammenarbeit.
Zeiterfassung je Projekt und Person
Stunden werden je Projekt und Person gebucht, wahlweise über einen Timer. Daraus entstehen Auswertungen, die zeigen, wohin die Arbeitszeit tatsächlich geht.
Sicht je Rolle
Die Rolle Chef sieht Auswertungen über Projekte. Mitarbeitende sehen ihre eigenen erfassten Stunden und die für sie freigegebenen Projektbereiche.
Die vollständige Rollenübersicht steht unter Rollen.
Grenzen – bewusst kein Projektcontrolling
Projekte und Zeiterfassung sind kein Ersatz für ein vollständiges Projektcontrolling im Sinne eines ERP. Bewusst nicht enthalten:
- Nachkalkulation gegen die Buchhaltung.
- Ressourcenplanung über mehrere Standorte.
- Ein vollständiges Projektcontrolling im Sinne eines ERP.
Wer eines dieser Themen braucht, sollte es vor der Einrichtung ansprechen – die vollständige Liste der Einschränkungen steht unter Einschränkungen. Für reine Schicht- und Personaleinsatzplanung ohne Projektbezug steht der kostenlose Schichtplaner zur Verfügung.
Voraussetzungen
Projekte und Zeiterfassung laufen wie die lokalen Kernbereiche im Netzwerk des Betriebs. Die passende Hardware und der Zugriff der Arbeitsplätze werden vor der Einrichtung geprüft.