Funktionen · Aufgaben
Aufgaben so führen, dass Fälligkeit und Zuständigkeit klar bleiben.
KUKANILEA-Aufgaben tragen den nächsten Schritt selbst: zuständige Person, Fälligkeit, Unteraufgaben, Notizen, Anhänge und Erinnerung. Fällige und überfällige Aufgaben erscheinen zusätzlich in der Tagesübersicht.
Was eine brauchbare Aufgabe mitbringen muss
To-do-Liste
„Herrn Bauer zurückrufen“ steht als Zeile da. Worum es ging, welche Mail dazugehört und welches Angebot offen ist, weiß nur die Person, die den Eintrag geschrieben hat.
Aufgabe mit eigenem Kontext
Die Aufgabe nennt Zuständigkeit und Fälligkeit. Unteraufgaben, Notizen und Anhänge halten die Informationen fest, die für die Bearbeitung wirklich gebraucht werden.
Ein Beispiel
- Herr Bauer ruft an und bittet um Rückruf wegen eines offenen Angebots.
- Eine Aufgabe „Herrn Bauer wegen Angebot zurückrufen“ erhält Fälligkeit und zuständige Person.
- Bei Bedarf bekommt sie Unteraufgaben für die einzelnen Schritte.
- Am Fälligkeitstag steht die Aufgabe auf dem Dashboard der zuständigen Rolle.
- Ist sie noch nicht erledigt, bekommt sie ein späteres Datum und eine Erinnerung, statt in einer Notiz zu verschwinden.
Fälligkeit und Zuständigkeit
Jede Aufgabe kann eine Fälligkeit und eine zuständige Person tragen. Notizen und Anhänge bleiben direkt an der Aufgabe, statt in einer getrennten Mailkette zu verschwinden. Jede Änderung steht im Verlauf der Aufgabe: wer, was, wann.
Unteraufgaben und wiederkehrende Aufgaben
Die einzelnen Schritte eines Ablaufs stehen als Unteraufgaben an der Aufgabe – nachvollziehbar, statt nur im Kopf der zuständigen Person. Wiederkehrende Aufgaben legen sich nach dem Erledigen selbst neu an, täglich bis jährlich.
Wiedervorlage statt Merkzettel
Eine Sache bekommt ein Datum und eine Erinnerung: Zum Termin meldet sie sich von selbst, statt dass sie auf einem Zettel oder in einer offenen Mailkette verloren geht.
Weiterführend: Ratgeber: Wiedervorlage im kleinen Büro
Dashboard je Rolle
Fällige und überfällige Aufgaben stehen in der Tagesübersicht. So führt der Einstieg direkt zu der Arbeit, die jetzt Aufmerksamkeit braucht – mehr dazu unter Rollen.
Voraussetzungen
Aufgaben, Unteraufgaben und Erinnerungen gehören zu den lokalen Kernbereichen. Für die Nutzung an mehreren Arbeitsplätzen braucht der Betrieb ein passendes lokales Netzwerk.
Grenzen
Fristen, Buchungen und Zuordnungen folgen festen Regeln im Programm – es gibt keine automatische Priorisierung durch ein Sprachmodell und keine frei konfigurierbaren Freigabeprozesse. Eine vollständige Liste der Einschränkungen steht unter Einschränkungen.