Die E-Rechnung ist keine PDF per E-Mail, sondern eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat, das ein Programm ohne Abtippen lesen kann. Empfangen müssen Unternehmen sie schon heute; ausstellen müssen die meisten sie schrittweise bis 2028. Dieser Ratgeber ordnet Fristen, Ausnahmen und Formate – mit den Gesetzesstellen dazu.
Was eine E-Rechnung ist
Das Umsatzsteuergesetz unterscheidet seit 2025 zwei Arten von Rechnungen. Eine elektronische Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und ermöglicht eine elektronische Verarbeitung. Alles andere – Papier, aber auch eine PDF oder ein Foto – ist eine sonstige Rechnung.1
Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder zwischen den Beteiligten vereinbart sein, sofern sich daraus die Pflichtangaben normgerecht auslesen lassen. In Deutschland sind das in der Praxis XRechnung und ZUGFeRD.
Empfangen und Ausstellen: die Fristen
Die Pflicht gilt für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Empfangen und Ausstellen haben verschiedene Zeitpunkte:
| Umsatz ausgeführt | Empfangen | Ausstellen |
|---|---|---|
| 2025 und 2026 | E-Rechnung muss angenommen werden | Papier oder – mit Zustimmung des Empfängers – ein anderes elektronisches Format noch erlaubt |
| 2027 | wie bisher | Papier oder anderes Format nur noch bei höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr; EDI-Verfahren mit Zustimmung noch erlaubt |
| ab 2028 | wie bisher | E-Rechnung, ohne Übergang |
Für den Empfang genügt grundsätzlich ein E-Mail-Postfach, an das E-Rechnungen geschickt werden können.2 Wann der eigene Betrieb ausstellen muss, ordnet der Pflicht-Check aus drei Angaben ein.
Ausnahmen
Auch wenn eine Rechnung auszustellen ist, muss sie in diesen Fällen keine E-Rechnung sein:2
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV),
- Fahrausweise, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV),
- Leistungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV),
- Leistungen an Empfänger, die keine Unternehmer sind, etwa Privatpersonen.
Empfangen müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen können.
XRechnung oder ZUGFeRD?
Beide Formate setzen die EN 16931 um und erfüllen die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen.2 Die beiden Formate unterscheiden sich darin, ob ein Mensch die Rechnung ohne Programm lesen kann.
- XRechnung
- Eine reine XML-Datei. Der Standard der öffentlichen Verwaltung; Rechnungen an Behörden tragen dazu die Leitweg-ID. Zwischen Unternehmen ebenso zulässig – lesbar wird die Datei erst mit einem Programm.
- ZUGFeRD / Factur-X
- Eine PDF/A-3-Datei mit eingebetteter XML: Menschen lesen das Rechnungsbild, Programme die Daten. Ab Version 2.0.1 eine E-Rechnung – ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL, die nicht alle Pflichtangaben tragen.
- PDF, Scan, Foto
- Keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung. Innerhalb der Übergangsfristen mit Zustimmung des Empfängers weiter zulässig.
Rechnungen an Behörden und die Leitweg-ID
Wer an Stellen des Bundes liefert, stellt E-Rechnungen aus; die Einzelheiten regelt die E-Rechnungsverordnung des Bundes, die Länder regeln das für ihre Behörden selbst.3 Eingereicht wird über das Rechnungsportal des Auftraggebers – für den Bund die OZG-RE.
Damit das Portal die Rechnung der richtigen Stelle zuordnet, trägt sie die Leitweg-ID: Grobadressierung (Land oder Bund und Behörde), optional die Feinadressierung, dazu zwei Prüfziffern. Die Prüfziffer fängt Tippfehler, nicht die falsche Behörde – maßgeblich bleibt der Auftrag. Leitweg-ID prüfen zeigt Aufbau, Prüfziffer und das zuständige Portal.
Kostenlose Werkzeuge
Drei Werkzeuge im Browser decken den Weg ab – ohne Konto, die Rechnungsdaten werden nicht hochgeladen:
- E-Rechnung erstellen – XRechnung für Behörden und ZUGFeRD-PDF für Unternehmen, mit eigener Prüfung nach EN 16931.
- E-Rechnung-Viewer – eingegangene XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien lesbar machen, prüfen und per GiroCode bezahlen.
- Rechnung erstellen – die ganze Belegkette vom Angebot bis zur Schlussrechnung, mit eingebetteter E-Rechnung im PDF.
Die erste E-Rechnung erstellen
Im E-Rechnung-Studio entsteht die XRechnung für eine Behörde oder die ZUGFeRD-PDF für ein Unternehmen – mit Prüfung vor dem Download, ohne Konto und ohne Upload.
Häufige Fragen
Muss ich E-Rechnungen schon empfangen können?
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen von anderen inländischen Unternehmen annehmen können. Als Empfangsweg genügt grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Lesen lässt sich eine E-Rechnung zum Beispiel mit dem E-Rechnung-Viewer.
Ab wann muss ich selbst E-Rechnungen ausstellen?
Für Umsätze an andere inländische Unternehmen gilt die Pflicht grundsätzlich seit 2025, mit Übergangsfristen: Bis Ende 2026 sind Papier und – mit Zustimmung des Empfängers – andere elektronische Formate noch erlaubt; für Umsätze im Jahr 2027 nur noch, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug. Ab 2028 gilt die E-Rechnung ohne Übergang.
Ist eine PDF-Rechnung noch erlaubt?
Eine PDF ohne strukturierte Daten ist keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“ (§ 14 Abs. 1 UStG). Innerhalb der Übergangsfristen darf sie mit Zustimmung des Empfängers weiter verschickt werden. Eine ZUGFeRD-PDF ist dagegen eine E-Rechnung, weil sie die strukturierten Daten eingebettet trägt – ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL.
Brauche ich als Kleinunternehmer eine E-Rechnung?
Ausstellen müssen Kleinunternehmer nach § 19 UStG keine E-Rechnungen (§ 34a UStDV). Empfangen können müssen sie sie trotzdem.
Was ist eine Leitweg-ID und wo finde ich sie?
Die Leitweg-ID ist die Adresse der Rechnungsstelle einer Behörde. Die Leitweg-ID steht im Auftrag, in der Bestellung oder im Vertrag; ohne sie nimmt das Rechnungsportal die XRechnung nicht an. Aufbau und Prüfziffer lassen sich mit Leitweg-ID prüfen kontrollieren.
Quellen
- Begriff der E-Rechnung und der sonstigen Rechnung, Zustimmung des Empfängers: § 14 Abs. 1 UStG. Übergangsfristen bis Ende 2026, bis Ende 2027 bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz und für EDI: § 27 Abs. 38 UStG. Abgerufen am 3. November 2026.
- Empfang per E-Mail-Postfach, Ausnahmen (Kleinbeträge bis 250 Euro brutto nach § 33 UStDV, Fahrausweise nach § 34 UStDV, Kleinunternehmer nach § 34a UStDV), XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL: Bundesministerium der Finanzen, Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung, Stand: Oktober 2026, abgerufen am 3. November 2026. Trägt die Verwaltungsauffassung, nicht die Einordnung eines konkreten Einzelfalls.
- Rechnungen an Stellen des Bundes: § 3 E-Rechnungsverordnung (ERechV). Aufbau der Leitweg-ID: KoSIT, Formatspezifikation Leitweg-ID, Version 2.0.2.